Juiste communicatie zorgt voor begrip - Utrecht

De gemeente Utrecht organiseerde een aantal bijeenkomsten om haar inwoners te informeren over de opvang van asielzoekers. De eerste informatieavond verliep rustig, maar omdat de tweede informatieavond in een andere wijk onrustig verliep en mislukte, ontwikkelde de gemeente een derde avond met een totaal andere opzet om het draagvlak onder omwonenden te vergroten. Deze formule bleek wel succesvol.

Informatieavonden

De eerste informatieavond over de noodopvang voor asielzoekers organiseerde de gemeente met spoed in de Jaarbeurs. Omwonenden en andere belangstellenden konden zonder toegangsbewijs naar binnen en stelden veel vragen, met name over de mogelijkheden tot vrijwilligerswerk. De avond verliep rustig en eindigde met applaus. De volgende informatieavond over de komst van een opvanglocatie voor asielzoekers in de Utrechtse wijk Overvecht verliep echter zeer onrustig. De wethouder en de woordvoerder van het COA slaagden er niet in hun boodschap over te brengen en kwamen soms niet boven de menigte uit. Voorgaande informatieavonden in Kanaleneiland en West verliepen goed, maar incidenten met asielzoekers in Geldermalsen en Keulen hadden een impact op de publieke opinie.

Rondetafelgesprekken

De gemeente Utrecht zocht daarom naar een nieuwe manier om de informatieavonden in Overvecht vorm te geven en bedacht rondetafelgesprekken. Tijdens de informatieavonden minimaliseerde de gemeente de plenaire toelichting, zodat omwonenden voldoende ruimte kregen om met de gemeente en elkaar in gesprek te gaan.

Handvatten voor succesvolle communicatie

De aanpak in Overvecht biedt handvatten om te informeren over de komst van een noodopvang voor asielzoekers en is niet toegespitst op de huisvesting van vergunninghouders. De aanpak biedt echter wel inzicht in de manier waarop bewoners goed geïnformeerd kunnen worden, ook bij de huisvesting van groepen vergunninghouders. De aanpak laat zien dat maatwerk essentieel is en dat een standaard draaiboek niet werkt. Kennis van de situatie in de wijk en van de publieke opinie zijn van groot belang.

Persoonlijke uitnodiging

De tweede informatieavond in Overvecht op 21 januari 2016 was niet toegankelijk voor iedereen. De gemeente verstuurde op basis van postcodes gerichte uitnodigingen met een persoonlijke code naar direct omwonenden. Deze brief diende als toegangsbewijs voor de informatieavond en zonder de brief mochten geïnteresseerden de bijeenkomst niet bijwonen. De eerdere bijeenkomst op 11 januari was vrij toegankelijk en daardoor namen veel mensen deel die niet direct in de omgeving of zelfs niet direct in de wijk woonden. De gemeente koos daarom voor een strikter deurbeleid tijdens de tweede informatieavond. Genodigden meldden zich online aan en toonden hun persoonlijke uitnodiging en legitimatiebewijs bij de ingang. Wie hier niet toe in staat was, kon telefonisch contact opnemen met het klantcontactcentrum van de gemeente Utrecht.

Gespreksrondes voor persoonlijke aandacht

De 2e informatieavond trok ongeveer 250 bezoekers. De gemeente splitste de avond op in twee gespreksrondes om zoveel mogelijk aanwezigen te kunnen spreken. De gemeente presenteerde het programma van de avond en gaf een korte plenaire toelichting over het genomen besluit over de noodopvang in de wijk. De eerste gespreksronde startte om 18.30 uur. De ruimte was ingericht met 15 tafels, geschikt voor 10 tot 12 omwonenden. Zij mochten plaatsnemen aan een tafel naar keuze en hun vragen stellen. Aan elke tafel zat een gespreksleider die zorgde dat elke aanwezige aan het woord kwam. Daarnaast waren er professionals aanwezig van de gemeente, de politie, het COA en vrijwilligersorganisaties, de GGD en een huisarts. Het viel de gemeente op dat niet alleen de gesprekken tussen bewoners en professionals op gang kwamen, maar dat er ook interactie ontstond tussen bewoners onderling. Dit zorgde voor een positieve dynamiek. Om 19.30 uur werden de gesprekken afgerond en maakten de aanwezigen plaats voor de omwonenden die zich hadden ingeschreven voor de gespreksronde van 20.00 uur. Om 21.30 uur rondde de gespreksleider de avond voor de tweede groep af.

Voorbereiding

De gemeente bereidde de informatieavond grondig voor om deze naadloos af te stemmen op de behoefte van de wijk. Op het moment dat de gemeente besloot een opvanglocatie voor asielzoekers in de wijk te creëren, moest dit zo snel mogelijk aan de omwonenden worden meegedeeld. Dit had tot gevolg dat veel ambtenaren hun dagelijkse werkzaamheden tijdelijk moesten overdragen of uitstellen. Deze ambtenaren zetten zich in om geschikte locaties te kiezen, groot genoeg voor het aantal genodigden. Daarnaast keken ze naar de indelingsmogelijkheden van de zalen, de verlichting en hoogte van de plafonds, omdat ook dit de sfeer van de avond kan beïnvloeden. Tijdens de voorbereiding van de informatieavond benaderde de gemeente professionals uit diverse vakdisciplines. Zij werden vooraf uitgebreid ingelicht over de avond en hun rol daarin. Het social media team van de gemeente peilde de sfeer in de wijk door dagelijks omgevingsanalyses te maken. Op deze manier maakte de gemeente voorafgaand aan de bijeenkomst inzichtelijk hoe het nieuws over de noodopvang werd ontvangen in de buurt. De gemeente werkte in dit proces nauw samen met de politie, die een draaiboek maakte met mogelijke scenario’s. Om extra veiligheid te kunnen bieden en toegangscontrole uit te voeren huurde de gemeente particuliere beveiliging in.

Website up-to-date

Na de informatieavond bleef de gemeente uitgebreide informatie verstrekken. Zo richtte de gemeente een deel van haar website in om de buurt te informeren over asielzoekers in de wijk. Ook hield de gemeente de bewoners op de hoogte met wijkwebsites, digitale nieuwsbrieven en huis-aan-huis wijkberichten. De aanvankelijke openingsdatum van de opvang in Overvecht is niet gehaald. De noodopvang voor asielzoekers opende eind 2016 en niet zoals gepland in de zomer van 2016.

Klankbordgroep

Op de informatieavonden vroeg de gemeente aan direct omwonenden om lid te worden van de klankbordgroep. Deze groep overlegt maandelijks met de gemeente, het COA en de wijkagent en bespreekt de maatregelen die getroffen moeten worden om de opvang succesvol te laten zijn en blijven voor de asielzoekers en voor omwonenden. De gemeente merkt dat daardoor grondiger wordt nagedacht over diverse onderwerpen. Zo kwamen onder andere het bevoorradingsverkeer, de inrichting van de buitenruimte, het bespreken en melden van overlast en het voorkomen van rondhangende mensen aan bod.

Overwegingen voor deze aanpak

De uit de hand gelopen informatieavond toonde aan dat voornamelijk mensen met een negatieve houding tegenover de komst van asielzoekers bepalend zijn voor de sfeer. Andere mensen krijgen daardoor geen kans om zich te uiten, sommigen verlieten daarom de zaal. Dit beladen onderwerp leent zich niet om plenair te bespreken met een grote groep. De intiemere aanpak met gesprekstafels bood meer mensen de mogelijkheid om vragen te stellen. Veel van de gestelde vragen hadden betrekking op onvrede over het besluit, maar ook op andere zaken zoals bezuinigingen in de zorg, werkgelegenheid en veiligheid. De gemeente kon dankzij de nieuwe, intiemere aanpak met gespreksrondes meer informatie delen dan tijdens de plenaire bijeenkomst. Dit vergrootte het draagvlak onder omwonenden voor de opvang van asielzoekers aanzienlijk.

Plan Einstein

Na de informatieavonden werkte de gemeente het plan verder uit. De gemeente wil van de opvanglocatie aan de Einsteindreef in Overvecht ook een plek maken voor wijkbewoners en ontwikkelde samen met jongerenhuisvestingsorganisatie Socius, de Universiteit Utrecht en de Social Impact Factory het plan Einstein. Dit plan moet een impuls geven aan de wijk en heeft als uitgangspunt dat asielzoekers en wijkbewoners samen leven en samen leren. Sinds 1 november 2016 wonen 38 jongeren die een binding hebben met de wijk in hetzelfde gebouw als de asielzoekers. Zij organiseren activiteiten voor en met asielzoekers en buurtbewoners, in ruil voor een betaalbare woning.

Meer informatie:

Plan Einstein